Documento soporte en compras a no obligados a facturar: qué es, quién lo emite y cuándo

Es el documento electrónico que respalda las compras de bienes y servicios hechas a personas no obligadas a facturar. Lo regula la Resolución DIAN 000167 de 2021 y su transmisión electrónica es obligatoria desde el 1 de agosto de 2022.

Sirve para soportar el costo, la deducción o el impuesto descontable de esa compra.

Según el artículo 3 de la resolución, lo generan los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta o responsables de IVA, cuando compran a sujetos no obligados a facturar. Es el caso típico de las compras a:

• Personas naturales no responsables de IVA que no están obligadas a facturar.
• Pequeños proveedores, independientes y prestadores de servicios que no expiden factura.
• Proveedores del exterior sin residencia fiscal en Colombia: en ese caso el NIT se reemplaza por la identificación de su país.

La resolución permite dos formas:

• Por cada operación: generas el documento en el momento de la compra.
• Acumulado semanal: reúnes en un solo documento las compras de la semana a un mismo proveedor y lo transmites a más tardar el último día hábil de esa semana.

Genéralo dentro de esos plazos: un documento soporte emitido fuera de ellos puede perder su efecto fiscal.

• Llamarse expresamente documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura.
• La fecha de la operación, que debe coincidir con la de generación.
• Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.
• Un número consecutivo dentro de un rango y una vigencia autorizados por la DIAN: el documento soporte necesita su propia resolución de numeración, distinta de la de facturación.
• La descripción, el valor de la operación y los impuestos que apliquen.

Registras a tus proveedores y la resolución de numeración del documento soporte; IngeFact lleva el consecutivo, transmite el documento a la DIAN y te muestra si fue aceptado. Hoy admite proveedores con identificación colombiana.