Antes de empezar
Revisa que tu RUT esté actualizado, en especial el correo electrónico: la DIAN envía a ese correo el token con el que ingresas a sus portales.
Decide también con qué vas a facturar. La DIAN admite tres modalidades:
- Software de un proveedor tecnológico: un tercero autorizado por la DIAN valida y firma tus documentos. Es la opción más común para empresas pequeñas y medianas.
- Software propio: desarrollas y mantienes tu propio sistema.
- Solución gratuita de la DIAN: no tiene costo, pero ofrece menos funciones.
Paso 1: regístrate en el portal de habilitación
Ingresa al portal de habilitación de factura electrónica de la DIAN, genera el token con tus datos y ábrelo desde el correo del RUT. Dentro del portal, formaliza el registro con el botón Registrar, sal del sistema y vuelve a entrar con un token nuevo para que el cambio se refleje.
Paso 2: elige el modo de operación y asocia el software
En el menú de registro y habilitación selecciona factura electrónica y el modo de operación que elegiste. Si usas un proveedor tecnológico, selecciónalo junto con su software y asócialo a tu empresa. El sistema genera entonces un rango de numeración de pruebas.
Paso 3: supera el set de pruebas
El set de pruebas consiste en enviar, en el ambiente de pruebas de la DIAN, un grupo de facturas, notas crédito y notas débito que deben validarse sin errores. La cantidad de cada documento la indica el portal y depende de la modalidad. Si usas un proveedor tecnológico, normalmente él te guía o lo hace por ti.
Paso 4: pasa a Habilitado y fija tu fecha de inicio
Cuando superas el set de pruebas, tu estado cambia de Registrado a Habilitado. En el portal Facturando Electrónicamente indicas la fecha en la que empiezas a emitir facturas electrónicas. A partir de la habilitación, la DIAN agrega a tu RUT la responsabilidad 52, Facturador electrónico.
Paso 5: solicita la numeración en MUISCA
Las facturas reales necesitan una numeración autorizada. Solicítala en el sistema MUISCA de la DIAN: allí pides el rango de numeración de facturación electrónica, con su prefijo, y la numeración para contingencias. Después vuelve al portal Facturando Electrónicamente y asocia ese rango a tu software.
La autorización tiene una vigencia y un rango. Cuando se vence o se agota, debes pedir una nueva antes de seguir facturando.
Si facturas con IngeFact
Te indicamos qué proveedor y software seleccionar en el paso 2 y te acompañamos por WhatsApp en el set de pruebas. Cuando tengas la resolución, la registras en IngeFact, que lleva el consecutivo y te avisa cuando se acerca su vencimiento.
Esta es información general y no reemplaza la asesoría de tu contador. Revisa siempre la norma vigente.
Fuentes
Facturación electrónica con IngeFact
Conoce cómo funciona o escríbenos y te ayudamos a empezar.